قرار رقم (510) وتاريخ 04 /09 /1443هـ

إن مجلس الوزراء بعد الاطلاع على المعاملة الواردة من الديوان الملكي برقم 74515 وتاريخ 26 /12 /1442هـ، المشتملة على خطاب معالي المشرف على المركز الوطني للوثائق والمحفوظات رقم 134 وتاريخ 10 /7 /1442هـ، في شأن مقترح إنشاء وحدة إدارية في المركز تختص بالتوثيق الإداري باسم (وحدة التوثيق الإداري للأجهزة الحكومية). وبعد الاطلاع على نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/55) وتاريخ 23 /10 /1409هـ. وبعد الاطلاع على قرار مجلس الوزراء رقم (329) وتاريخ 11 /8 /1435هـ. وبعد الاطلاع على الأمر السامي رقم (42747) وتاريخ 10 /7/ 1441هـ. وبعد الاطلاع على المحضر رقم (622) وتاريخ 20 /10 /1442هـ، والمذكرات رقم (625) وتاريخ 18 /3 /1443هـ، ورقم (918) وتاريخ 19 /4 /1443هـ، ورقم (1375) وتاريخ 20 /6 /1443هـ، المعدة في هيئة الخبراء بمجلس الوزراء. وبعد الاطلاع على المحضر المعد في مجلس الشؤون الاقتصادية والتنمية رقم (391 /43/م) وتاريخ 5 /5 /1443هـ. وبعد الاطلاع على توصية اللجنة العامة لمجلس الوزراء رقم (6690) وتاريخ 30 /7 /1443هـ.

يقرر ما يلي:

أولاً: الموافقة على إحداث وحدة للتوثيق الإداري للأجهزة الحكومية، باسم (إدارة التوثيق الإداري) في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، تهدف إلى توثيق وحفظ وثائق التنظيم الإداري للأجهزة الحكومية من تاريخ إنشائها، وترصد تطورها الإداري، وتقدم البيانات والمعلومات عنها للمستفيدين منها. ثانياً: تعديل الفقرة (8 /2) من البند (ثانياً) من قرار مجلس الوزراء رقم (329) وتاريخ 11 /8 /1435هـ، بإضافة الآتي: “(8 /2 /5) إدارة التوثيق الإداري”. ثالثاً: تتولى الإدارة –المشار إليها في البند (أولاً) من هذا القرار– المهمات الآتية: 1- المشاركة في وضع الخطط الخاصة بتوثيق وحفظ وثائق التنظيم الإداري للأجهزة الحكومية، والتنسيق مع تلك الأجهزة لتنفيذها بعد اعتمادها. 2- إعداد لائحة بفئات وأنواع وثائق التنظيم الإداري المستهدفة للأجهزة الحكومية. 3- تجميع وثائق التنظيم الإداري الخاصة بكل جهاز حكومي، وحفظها في قاعدة بيانات خاصة لكل جهاز. 4- تبويب وثائق التنظيم الإداري للأجهزة الحكومية، وتصنيفها. 5- تطوير المنصة الرقمية في الموقع الإلكتروني للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات، لتُنشر من خلالها وثائق التنظيم الإداري وفقاً للوائح وتعليمات المركز الوطني للوثائق والمحفوظات المنظمة للنشر وصلاحيات الإتاحة والاطلاع. 6- التنسيق مع الأجهزة الحكومية، والعمل على استكمال جمع وثائق التنظيم الإداري الخاصة بكل جهاز حكومي. 7- وضع الترتيبات التي تتبعها الأجهزة الحكومية المصدرة لوثائق التنظيم الإداري عند تزويد المركز بها، وإدراجها في قواعد البيانات، والتحديث في ضوئها. 8- وضع الترتيبات اللازمة لتحديد صلاحيات اطلاع ووصول الأجهزة الحكومية للوثائق المدرجة في المنصة الرقمية لوثائق التنظيم الإداري. 9- وضع الترتيبات الخاصة بتغذية مراكز الوثائق في الأجهزة الحكومية لقواعد البيانات. 10- التنسيق مع مراكز الوثائق في الأجهزة الحكومية، والأقسام التابعة للإدارة العامة للحفظ والخدمات الوثائقية، بما يكفل التعاون والتكامل فيما بينها. 11- إعداد تقارير الأداء عن موظفي الإدارة. 12- المشاركة في تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والتجهيزات. 13- إعداد التقارير الدورية والإحصائيات الخاصة بإنجازات الإدارة، ورفعها إلى مدير عام الحفظ والخدمات الوثائقية. 14- أي مهمة أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.

رئيس مجلس الوزراء